Pasos para organizar un evento

Pasos para organizar un evento exitoso

Si eres un visitante habitual de mi web seguro que habrás visto que además de pasar tiempo en la cocina preparando cada receta, también suelo participar en los eventos gastronómicos que se realizan en España, principalmente en Madrid que es una de las ciudades donde la gastronomía y el sector de la hostelería tiene gran relevancia.

Seguro que alguna vez te has preguntado que hay detrás de este tipo de convocatorias y hoy te voy a contar un pequeño secreto sobre los pasos que normalmente se realizan para organizar un evento exitoso. Desde la toma de contacto con el cliente o marca que desea realizar la promoción, lluvia de ideas creativas, brainstorming en inglés, para la planificación y desarrollo del evento, hasta la elección y preparación de cada mesa, donde incluso las servilletas para eventos es algo que debemos tener en cuenta porque la imagen, el diseño y la decoración siempre es un factor que llamará nuestra atención desde el primer momento, ya sea en un local interior, o un bonito espacio exterior, donde hasta el más mínimo detalle cuenta para garantizar el éxito de la convocatoria. Es necesario que seamos capaces de sorprender, que los asistentes se sientan a gusto y sean capaces de recordar el evento una vez éste haya finalizado.

Pasos para organizar un evento

Tips y Pasos para organizar un evento gastronómico

Definir el objetivo del evento, estrategia y plan de acción

Reunir al equipo para determinar el plan de acción, en el que se detallará el tiempo de duración, posibles patrocinadores, tema y contenido de evento, a quien va dirigido, programa completo y horario, servicio de catering, buffet o comida, espacio que necesitamos, posibles productos o marcas interesantes, así como la convocatoria para medos e influencers que den visibilidad a nuestra convocatoria. Todas estas acciones se adaptarán al presupuesto que hayamos concertado con el cliente.

Pasos para organizar un evento

Determinar el espacio y el servicio de catering y presentación del producto o marca.

Si hablamos de eventos gastronómicos, es importante determinar un espacio adecuado a la temporada del mismo, ya que necesitaremos una serie de preparativos o condiciones que no serán las mismas en interior que en jardín exterior, que influirá también en el número de invitados. Para lo cual seguiremos las recomendaciones de los profesionales.

Pasos para organizar un evento

En este tipo de eventos gastronómicos, los protagonistas son sin duda los alimentos y las bebidas. Por tanto, pondremos especial cuidado en su presentación, que siempre es una buena oportunidad para conseguir que los participantes guarden un recuerdo especial de la ocasión. Contar con un buen servicio de catering siempre será una buena decisión.

Pasos para organizar un evento

La decoración y presentación de nuestras mesas, vajilla, mantelería y servilletas.

Tan importante como la comida es la decoración y preparación de las mesas. Una mesa bien montada siempre realzará los platos y elaboraciones. Vestir elegantemente una mesa tiene su protocolo. Cada plato y cubierto tiene su correcta colocación. La mantelería y las servilletas pueden ayudarnos a destacar. La siguiente imagen nos muestra como montar una mesa correctamente

Podemos conseguir que las presentaciones no sean aburridas. teniendo en cuenta una gama de colores que combinen entre sí, agregando color con la vajilla y cubertería y una decoración original con las servilletas, por ejemplo.

Las servilletas son un elemento esencial en cualquier evento gastronómico y que nos da mucho juego en la decoración de las mesas ya que existe una gran variedad de formas originales y divertidas de doblarlas y colocarlas en el lado izquierdo del plato base o sobre el mismo dependiendo un poco del estilo del evento.

Existen multitud de formas de doblar las servilletas solas o dentro de vasos o copas: triángulo simple, doble. triple, etc. Cada cual con su propio estilo, imprimirá un toque diferente a la mesa. No pasarán inadvertidas para los comensales, que tendrán que desdoblarla antes de empezar a degustar las elaboraciones.

Los tipos de montaje de mesas para eventos tienen también diferentes opciones.

  • Montaje en U, en el que las mesas y las sillas se colocan en forma de U o herradura.
  • Montaje Imperial, en el que las sillas se distribuyen en torno a la forma de la mesa que deberá ser rectangular.
  • Montaje coctel, uno de los mas utilizados en eventos, con mesas circulares o cuadradas altas, para unas 3 o 4 personas.

Espero que con estos pequeños consejos sobre los pasos para organizar un evento gastronómico te hayas podido hacer una idea de todo lo que conlleva la organización de este tipo de convocatorias y puedan ser inspiración a la hora de preparar tus propias celebraciones o reuniones.

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